Defina um responsável e o próximo passo
Na gestão de um escritório de advocacia, cada atendimento precisa de um responsável, uma providência e uma data para retorno. Ao encerrar uma conversa, registre o que foi combinado: quem vai solicitar o documento, preparar a proposta ou responder ao cliente.
Padronize a abertura de cada caso
- Cadastro: confira os contatos do cliente e registre o motivo da consulta.
- Documentos: liste o que foi recebido e o que ainda falta, indicando quem fará a cobrança.
- Contratação: registre a situação da proposta, do contrato de honorários e da procuração.
- Arquivos: use nomes consistentes, como cliente, tipo de documento e data, e identifique a versão final.
- Tarefas: atribua um responsável e uma data de conclusão a cada providência.
Escolha ferramentas de gestão para a rotina jurídica
Ao avaliar um software jurídico ou uma plataforma de gestão para advogados, teste um caso real: cadastrar o cliente, localizar um documento, consultar uma tarefa e recuperar uma conversa. Confira se a equipe consegue encontrar esses registros sem refazer buscas em outros canais.
Revise as pendências da equipe
No início do dia, confira os compromissos e as tarefas previstas. Uma vez por semana, reserve uma reunião curta para identificar atendimentos parados e redistribuir o trabalho.
- Quais casos estão aguardando documentos ou resposta do cliente?
- Há tarefas atrasadas ou concentradas em uma pessoa?
- Quem ficou responsável pela próxima providência e quando ela será concluída?
Melhore o relacionamento entre advogado e cliente
Defina o canal de contato e a frequência das atualizações. Em cada retorno, explique o que aconteceu, o próximo passo e se o cliente precisa fazer algo. Registre a comunicação no atendimento para que outro integrante da equipe possa dar continuidade.